Wdrażając dobrą organizację czasu pracy, sprawimy, że realizacja obowiązków zawodowych będzie przebiegała bez zakłóceń i będzie przynosiła o wiele więcej satysfakcji. Dzięki skutecznym technikom zapomnimy o piętrzeniu się zadań, chaosie, poczuciu braku kontroli nad czasem, a także nieporozumieniach z przełożonymi. Stosując sprawdzone, praktyczne sposoby organizacji pracy, możemy też wyeliminować presję, zwiększyć efektywność swojego działania, a co ważniejsze – zyskać poczucie spokoju i stabilności. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, co zrobić, aby móc cieszyć się szeregiem korzyści dobrego zarządzania czasem na co dzień!
Jakie korzyści przynosi właściwa organizacja czasu pracy?
Prawidłowe zarządzanie czasem pracy ma wpływ na życie zarówno zawodowe, jak i prywatne. Wdrożenie skutecznych technik organizacyjnych pozwala między innymi na:
- wykonywanie większej ilości zadań w krótszym czasie – co zwiększa motywację oraz zadowolenie z pracy, a wysoka wydajność może prowadzić do szybszego otrzymania awansu,
- skuteczną walkę z prokrastynacją – dzięki czemu minimalizujemy konieczność wykonywania czynności zawodowych poza ustalonymi godzinami pracy, jak również ograniczamy ryzyko ulegania presji,
- redukowanie stresu i poczucia przytłoczenia obowiązkami – wynikających z nadmiaru skumulowanych zadań, o których myślimy w biurze, jak również poza nim,
- zachowanie balansu między pracą a życiem prywatnym – szczególnie istotnego w systemie home office,
- osiągnięcie kontroli nad czasem – co prowadzi do zwiększenia zaangażowania w pracę, a także umożliwia rzetelne analizowanie własnych postępów.
Pożegnaj rozpraszacze i przywitaj produktywność
Jeśli już wiemy, dlaczego organizacja czasu pracy jest tak ważna – zróbmy podstawowy krok pozwalający na jej poprawienie. Chodzi w nim o uwolnienie się od różnorodnych rozpraszaczy, które obniżają produktywność, zabierając czas i energię. W tym celu należy zastanowić się nad tym, co najczęściej przeszkadza nam w skupieniu się na realizacji zadania. Może to być hałas za oknem, rozmowy współpracowników, powiadomienia na telefonie czy laptopie pojawiające się na ekranie co kilka minut, media społecznościowe pełne krótkich, przyciągających wzrok filmów albo bałagan na biurku. Większość z tych czynników da się wyeliminować, na przykład poprzez założenie słuchawek, pozostawienie smartfona w innym pokoju, zachowanie higieny cyfrowej czy uprzątnięcie miejsca pracy.
Usunięcie rozpraszaczy pozwala skupić się na istotnych zadaniach, zwiększyć efektywność działań oraz poprawić jakość wykonywanej pracy. Dzięki temu możemy osiągać lepsze wyniki podejmowanych czynności.
Plan, czyli to, co pozwala podążać w obranym kierunku
Początek dnia pracy to moment, kiedy warto wyznaczyć drogę, jaką będziemy podążać w ciągu najbliższych godzin. Przed przystąpieniem do wykonywania pierwszych czynności dobrze jest stworzyć harmonogram swoich działań, biorąc pod uwagę to, jakie zadania są priorytetowe oraz najtrudniejsze. Najważniejsze i najbardziej wymagające sprawy należy uwzględnić w planie na pierwszych miejscach, ponieważ na początku pracy umysł działa najwydajniej, a my jesteśmy wypoczęci i pełni energii.
Trzeba pamiętać jednak, że na przykład w trakcie 8-godzinnej pracy nie jesteśmy w stanie przez cały czas realizować tylko tych bardzo wymagających zadań. Z tego powodu warto mierzyć siły na zamiary i dziennie przydzielać sobie maksymalnie 3 najtrudniejsze czynności. Resztę planu powinny stanowić natomiast zadania proste oraz rutynowe. Podczas realizacji harmonogramu ważne jest również to, aby skoncentrować się na ustalonej kolejności i nie dokładać sobie dodatkowych obowiązków. Dzięki temu zyskujemy ogromną satysfakcję z produktywnego działania oraz pewność, że najważniejsze sprawy zostaną wykonane – niezależnie od tego, co wydarzy się w ciągu dnia. Dobrze jest jednak zostawić sobie w takim szkicu harmonogramu dnia okienko (np. 30 minut albo godzinę) na ewentualne pilne zadania, które mogą się pojawić na bieżąco i wymagać natychmiastowej realizacji.
Mierzenie czasu wykonywania zadań i nadawanie pracy rytmu
Częstym problemem zaburzającym organizację czasu pracy jest robienie zbyt dużej albo zbyt małej liczby przerw. O ile są one bardzo ważne, a wykonywanie jednej czynności przez wiele godzin bez pauz nie jest dobrym pomysłem – w tej kwestii należy znaleźć złoty środek. Doskonałym sposobem jest zastosowanie umiaru, kontrolowanie czasu i pracowanie w blokach.
W przypadku osób zatrudnionych na pełen etat warto trzymać się zasady, że po wykonywaniu zadań przez godzinę lub dwie – koniecznie robimy co najmniej 5-minutową przerwę. Wolni strzelcy czy przedsiębiorcy natomiast skorzystać mogą z techniki Pomodoro zakładającej podział pracy na bloki po 25 minut, w trakcie których intensywnie wypełniamy obowiązki, po czym mamy 5-minutową przerwę.
Znakomitym rozwiązaniem jest także tworzenie bloków tematycznych, dzięki czemu łączymy realizowanie czynności podobnych do siebie. Takie działanie sprzyja koncentracji oraz skracaniu czasu wykonywania zadań. Warto jednak trzymać się spójności stosowanych zasad, ponieważ pozwala to na maksymalne korzystanie ze zdolności mózgu do pełnego skupiania się na jednej rzeczy czy podobnym rodzaju zadań. Wdrożenie tej metody sprawi też, że będziemy czuli się zdecydowanie mniej zmęczeni nawet po wielu godzinach wypełniania obowiązków zawodowych.
Podsumowanie
Jak wiadomo – teoria to jedno, a praktyka to zupełnie inna sprawa. Dlatego wykorzystanie opisanych metod organizacji czasu na co dzień wiąże się z pewnym wysiłkiem, szczególnie na początku. Warto podejść do tego stopniowo, na przykład w pierwszym etapie eliminując rozpraszacze, a w następnych krokach opracowując hierarchizację zadań oraz dzielenie czasu pracy na bloki, podczas których potrafimy się najbardziej skupić. Musimy bowiem pozbyć się własnych nawyków praktykowanych do tej pory, aby zamienić je na bardziej efektywne. Pamiętajmy przy tym, że to proces wymagający konsekwencji, rzetelności i dokładności, ale też przynoszący świetne efekty.