Wiele zasad tej filozofii stosujemy na co dzień, nie zdając sobie nawet sprawy z tego, że jest ona swego rodzaju metodyką o określonych założeniach. Gdzie należy szukać źródeł kaizen? W jaki tak właściwie sposób filozofia kaizen usprawnia działanie firm i przedsiębiorstw? Czy sprawdzi się do lepszej organizacji organizacji czasu pracy? Odpowiedzi na te oraz wiele innych pytań znajdziesz właśnie w poniższym artykule.
Kaizen – japońska koncepcja ciągłego doskonalenia i wprowadzania usprawnień.
Co oznacza słowo kaizen i skąd się wywodzi?
Kaizen rozumiemy przede wszystkim jako mającą swoje korzenie w Japonii filozofię, która opiera się na doskonaleniu własnych umiejętności oraz procesów (np. w biznesie). Przetłumaczona i przystosowana do zachodniego świata funkcjonuje dziś jako część lean management. Warto poszerzyć jednak nieco punkt widzenia, wychodząc od etymologii słowa kaizen, która może w sobie kryć wiele dodatkowych znaczeń.
Kaizen wywodzi się ze sztuk walki i jest związane z pojęciem kata (jap. 型), które odpowiada sekwencji uporządkowanych, rutynowych ruchów charakterystycznych dla wschodnich sztuk walki. Samo kaizen ma jednak dwa znaczenia, ponieważ rozumiane jest jako:
- kaizen (jap. 改善, pisany znakami kanja) – poprawa, zmiana na lepsze (jap. kai – zmiany, zen – lepszy, na lepsze),
- kaizen (jap. カイゼン, pisany w katakanie, czyli japońskim systemie pisma sylabicznego) – japońska filozofia biznesowa opierająca się na ustawicznym ulepszaniu i optymalizowaniu procesów zarządzania i produkcji na wszystkich szczeblach.
Dwa oblicza filozofii kaizen
Koncepcja ta często bywa nazywana metodą małych kroczków, ponieważ zakłada, że to właśnie poprzez niewielkie, lecz systematyczne działania można wpływać na działalność tak dużych tworów, jakimi są firmy i przedsiębiorstwa. Małe kroki pozwalają nam czuć większą kontrolę nad procesem, co przekłada się na zwiększanie pewności siebie oraz podejmowanie coraz bardziej wymagających wyzwań. Jak się okazuje, wyróżniamy dwa rodzaje, a może bardziej aspekty filozofii kaizen. O czym mowa?
Kaizen przepływu – koncentruje się na doskonaleniu przepływu informacji i materiałów, przez co często utożsamiany jest z reorganizacją danego obszaru pracy, a nawet całego przedsiębiorstwa.
Kaizen procesu – skupia się na usprawnianiu pojedynczych stanowisk pracy, przez co wiąże się ze znacznie mniejszym wysiłkiem. Opiera się na dużej liczbie drobnych zmian.
10 zasad kaizen
Filozofia kaizen znajduje odzwierciedlenie w 10 sformułowanych zasadach, które mogą tak po prawdzie być stosowane zarówno w sferze biznesowej, jak i prywatnej. Wszak idea doskonalenia nie jest zarezerwowana wyłącznie dla obszaru zawodowego, a często wiąże się z rozwojem pasji i hobby.
1. Problemy stwarzają możliwości.
Trudności i wyzwania wywołują niekiedy panikę. Nie ma się czemu dziwić, ponieważ chyba nikt nie lubi nieoczekiwanych problemów, wymagających podejmowania działań naprawczych. Wedle kaizen problemy powinniśmy postrzegać jednak nie tyle jako przeszkody, ile wyzwania i możliwości. To właśnie trudne sytuacje stają się bowiem najlepszym motorem postępu, dzięki któremu rozwijamy swoją kreatywność i zaradność.
2. Pytaj 5 razy dlaczego?, próbując dojść do źródła problemu.
Warto korzystać w codziennej pracy z techniki 5 WHY, która poprzez wielokrotne powtarzanie tego samego pytania, pozwala na dojście do sedna problemu oraz prawdziwych przyczyn danego stanu rzeczy. Kolejnym razem, zamiast przytaknąć na odpowiedź na zadane pytanie, warto pociągnąć swojego rozmówcę za język, starając się dogłębnie zrozumieć jakąś kwestię. Jak się okazuje, może to prowadzić do zupełnie innych wniosków.
3. Bierz pod uwagę wszystkie pomysły.
Korporacyjna rzeczywistość bardzo często wygląda tak, że kluczowe decyzje zapadają na najwyższych szczeblach, podczas gdy ci najniżej, nie mają nawet możliwości przedstawiania własnych pomysłów. Warto pochylić się nieco nad tą kwestią, a dojdziemy do wniosku, że to właśnie osoby na niższych stanowiskach mają tak naprawdę najwięcej do powiedzenia w kontekście utrudnień czy codziennych wyzwań. Bardzo często nie da się zauważyć problemów, patrząc na organizację z lotu ptaka, jednak stają się widoczne, gdy spoglądamy w dużej skali – np. z punktu widzenia pracujących w konkretnych działach osób. Kaizen proponuje w tym zakresie np. wprowadzanie formularzy zgłaszania usprawnień, z których powinni móc korzystać wszyscy pracownicy.
4. Myśl w krótkiej perspektywie o rozwiązaniach możliwych do wdrożenia już teraz.
Nie da się ukryć, że podstawą działania wielu firm są długofalowe plany rozwoju, zakładające konkretne cele. O ile taka agenda ma wpływ na motywację, bardzo często może prowadzić do odwrotnych skutków – jeżeli cele będą zbyt odległe i niesprecyzowane. Kaizen mówi o tym, aby mierzyć siły na zamiary, co w praktyce sprowadza się do tego, aby szukać możliwie prostych, dostępnych rozwiązań, nie tracąc czasu np. na kopiowanie działań konkurencji.
5. Odpuść status quo.
Nie jest łatwo oduczyć się starych nawyków oraz zapomnieć o skostniałych procedurach. To niezwykle powszechna w wielu firmach sytuacja, w której bo zawsze tak robiliśmy ma przewagę nad chęcią wprowadzania usprawnień i innowacji. O ile zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach może być dość trudno szybko zaadaptować nowe zmiany, warto kierować się w stronę bardziej elastycznego zarządzania, szukając nowych, optymalnych ścieżek rozwoju.
6. Zamiast wymówek szukaj rozwiązań.
Filozofia kaizen jest filozofią działania, dlatego nie ma w niej miejsca na półśrodki. Zgodnie z nią należy dążyć do obranych celów, wybierając takie rozwiązania, które przybliżą nas do oczekiwanych efektów. Kluczowe jest tutaj jednak to, aby zdawać sobie sprawę z tego, że pewne wybory niosą za sobą konsekwencje, a brak działania jest tylko wymówką.
7. Pomyłki koryguj na bieżąco.
Praca w modelu kaizen sama z siebie wymusza poprawianie błędów na bieżąco. Wprowadzanie zmian metodą małych kroczków wymaga bowiem nieustannego testowania, które dostarcza informacji na temat skuteczności konkretnych rozwiązań. To niezwykle prosta, a jednocześnie efektywna technika, dzięki której możliwe jest stopniowe wprowadzanie usprawnień na różnych obszarach – po każdym działaniu następuje zbieranie wniosków i danych, na których podstawie tworzy się nowe wytyczne do zmian.
8. Wybieraj proste rozwiązania zamiast doskonałych.
Planowanie strategii działań wymaga czasu. W duchu filozofii kaizen nie chodzi jednak o perfekcyjne planowanie, lecz wybieranie prostych, możliwych do wdrożenia tu i teraz rozwiązań. Takie podejście daje nie tylko poczucie dynamicznego rozwoju, ale pozwala na zdobywanie cennego feedbacku, który jest kluczowy w procesie usprawniania.
9. Zamiast pieniędzy używaj sprytu.
Nie da się ukryć, że większość małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych nie ma tak szerokich możliwości finansowych co duże korporacje. Ograniczony budżet wymusza na nas niejako korzystanie z tego, do czego mamy już dostęp. Zgodnie z filozofią kaizen ważną przewagę konkurencyjną stanowią spryt i kreatywność, co dodatkowo doskonale podkreśla maksyma work smarter, not harder.
10. Ulepszanie to proces bez końca.
Continuous improvement to jeden z fundamentów kaizen, zgodnie z którym zawsze jest coś do poprawy. Prowadzenie biznesu warto więc rozpatrywać w kategorii ciągłego rozwoju i wprowadzania zmian, wystrzegając się osiadania na laurach.
Co daje wprowadzenie filozofii kaizen w biznesie?
Idea ciągłego ulepszania poszczególnych procesów sprawia, że nawet najmniejsze błędy są eliminowane w zarodku, co zapobiega występowaniu poważnych problemów w przyszłości. Kaizen prowadzi do zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa, redukuje koszty podejmowanych działań (ceniąc kreatywność i spryt wyżej niż pieniądze), a przy tym wszystkim angażuje pracowników, zwiększając poczucie przynależności do firmy. Decyzja o stosowaniu zasad kaizen niewątpliwie podnosi konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku, dając narzędzia do usprawniania wszelkich procesów. Dzięki nim możliwe jest jeszcze lepsze wykorzystywanie zasobów, co przekłada się na większą wydajność, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.
Choć w wielu przypadkach wdrażanie metodyki kaizen może wiązać się z szeregiem trudności w zakresie przekształcania różnych procesów, warto podjąć się tego wyzwania, ponieważ efekty mogą przejść nasze najśmielsze oczekiwania.